Enterprise Content Management - ECM - è un termine definito nel 2005 da professionisti dell'informazione che è in concorrenza con altri concetti come EDRMS o ERMS. C'è molta letteratura con terminologie relative alla gestione dei documenti, ad esempio; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM tra gli altri, più influenzati dalle regole di commercializzazione piuttosto che da ragioni obiettive.
Tuttavia preferiamo il termine EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), forse con meno successo nel marketing ma dal nostro punto di vista più rigoroso e rappresentativo.
Alcune delle sfide dell'Enterprise Content Management:
Enterprise Content Management - ECM - è un termine che combina la gestione dei documenti, la gestione dei record, la ricerca, la collaborazione, i flussi di lavoro, la cattura di dati, la digitalizzazione e la gestione di risorse digitali (DAM).
L'ECM è rivolto principalmente alla gestione del ciclo di vita delle informazioni dalla pubblicazione o creazione iniziale fino all'archiviazione e allo smaltimento.
Enterprise Content Management aiuta a:
OpenKM ti aiuta ad ottimizzare la qualità e la coerenza dei processi, automatizzare le linee guida e assistere l'organizzazione nella gestione dei risultati.
OpenKM è stato appositamente progettato per gestire i contenuti critici aziendali e la conformità normativa.
Il File Plan è un contesto che include il ciclo completo di vita dei contenuti, dell'organizzazione dei file, delle posizioni dei file attivi, delle istruzioni per il trasferimento dei file, delle istruzioni di conservazione e di disposizione dei file, e altre istruzioni specifiche che forniscono indicazioni per una gestione efficace dei contenuti.
Il File OpenKM specifica come i contenuti devono essere organizzati una volta che sono stati creati o ricevuti, forniscono una "roadmap" ai contenuti creati e gestiti da un'unità organizzativa, per facilitarne la scadenza.
Le attività di OpenKM si basano su eventi di documento, come il concetto di paradigma firewall tramite le regole si eseguono alcune azioni. Ti aiuta a impostare automaticamente la tua logica di business. È possibile impostare regole basate su eventi e, ad esempio, spostare il documento in una nuova destinazione, modificare la protezione, applicare le trasformazioni dei documenti (conversione In PDF con compressione gruppo 4) tra gli altri. Grazie all'architettura plug-in OpenKM, è possibile estedere facilmente la sua funzionalità.
OpenKM OCR zonale è una funzione combinata per l'acquisizione di dati e l'elaborazione dei documenti. È progettato per trasformare flussi di documenti di qualsiasi struttura in dati pronti per l'azienda. Grazie all'architettura di OpenKM è possibile integrare le tecnologie commerciali come Abby Flexicapture, Kofax, Forme Cognitive e altri.
La classificazione delle attività commerciali funge da potente strumento per aiutare la conduzione del business e i processi coinvolti nella gestione dei dati:
Il controllo della versione è la gestione delle modifiche ai documenti. Le modifiche sono di solito identificate da un numero o un codice di lettera, denominato "numero di revisione". Ogni revisione ha associato l'orario e la persona che ha effettuato la modifica. Le revisioni possono essere confrontate graficamente, ripristinate.
REST e CMIS Webservices
Protocolli Networking CIFS, FTP e WebDAV.
OpenKM può essere rapidamente integrato con applicazioni di terze parti. Sono disponibili integrazioni con Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger e altri.
Sono disponibili estensioni per l'anteprima dei file AutoCAD e DICOM. Grazie all'architettura plug-in OpenKM, è possibile rendere facilmente estensibile l'anteprima ad altri formati.
OpenKM offre una tracciatura di controllo completa e configurabile. Con essa hai prove documentali della sequenza di attività che hanno interessato in qualsiasi momento una specifica operazione, procedura o evento.
OpenKM può essere rapidamente integrato con applicazioni di terze parti. Sono disponibili integrazioni con Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger e altri.