Perché l'ufficio senza carta è il futuro

Perché l'ufficio senza carta è il futuro

Scritto da Mario Zules il 26 aprile 2019

Potresti già sapere che le applicazioni mobili, le case intelligenti e le auto intelligenti sono l'epitome del comfort moderno. Perché la tua esperienza in ufficio dovrebbe essere diversa?

Un ufficio senza carta aumenta il "fattore intelligente" e contribuisce notevolmente a migliorare i processi della tua azienda.

Immagina di lavorare in un ufficio senza un solo foglio di carta, in cui non ci sono documenti cartacei da firmare e passare attraverso l'ufficio mettendo a rischio la politica sulla privacy. Non ci sono documenti cartacei da archiviare o da aggiornare. Non ci sono nemmeno documenti cartacei per archiviare e compromettere lo spazio limitato del tuo ufficio. Non c'è bisogno di schedari! Sembra troppo bello per essere vero, giusto?

Anche se può sembrare una possibilità remota, questo è il futuro della tua azienda. Molte aziende si stanno già muovendo verso l'ufficio senza carta utilizzando un software di gestione dei documenti come OpenKM per accelerare la trasformazione digitale, promuovere la riduzione dei costi, dei processi di business, controllare l'uso di carta e di attuare una migliore il negozio online, la digitalizzazione di documenti e migliorare la gestione dei social network.

Esaminiamo in dettaglio perché l'ufficio senza carta potrebbe essere la strategia giusta per la tua azienda:

1. Affidabilità

Con le aziende che cercano modi per ridurre i costi e allo stesso tempo ottenere risultati migliori in diverse aree (big data, gestione dei contenuti, responsabilità sociale delle imprese e ambiente, gestione della posta elettronica ...) l'ufficio senza carta sembra una soluzione praticabile. La documentazione cartacea è un onere sempre più costoso. Le tue carenze, come il furto, la cattiva distribuzione e la perdita sono anch'esse dannose per la tua azienda.

Nessuna carta, nessun denaro è speso per l'acquisto di questo materiale di consumo, o toner per stampanti, assumendo risorse umane dedicate all'archivio. Le risorse non saranno spese per l'affitto dello spazio di archiviazione dei documenti o l'acquisto di schedari. Inoltre, non verranno spesi soldi per la manutenzione occasionale di apparecchiature per ufficio, come le stampanti.

Il sistema di gestione dei documenti è utile per rimuovere la carta attraverso la scansione dei documenti, gestione delle informazioni in formato digitale, lo sviluppo del commercio elettronico (negozio online) e di office automation. Ti consente di conservare i tuoi documenti digitali mantenendo le condizioni di sicurezza delle informazioni; quindi le spese dell'ufficio sono notevolmente ridotte.

2. Miglioramento della sicurezza

In secondo luogo, il sistema di gestione manuale dei documenti è soggetto a numerose violazioni della sicurezza e alla politica sulla privacy. Anche con le misure di sicurezza come serrature e trituratori, i documenti riservati non sono sicuri. Gli intrusi possono facilmente accedere ai file cabinet e rubare i loro file. In caso di incendio o di qualsiasi disastro naturale è possibile perdere documenti riservati. A volte, a causa di errori umani, i file vengono persi, non vengono più trovati e questo può essere un grave inconveniente per l'azienda.

La cosa buona di un record elettronico e di un sistema di gestione dei documenti è che tutti i file sono archiviati in database e server crittografati in cui è possibile tenere traccia di quando si accede ai file, chi li ha creati, a che ora e quali modifiche vengono apportate. L'accesso ai documenti digitali - da ordini, dispositivi mobili, negozi online, e-mail - può anche essere limitato al personale autorizzato.

Grazie al cloud computing è possibile archiviare documenti riservati su piattaforme pay-per-use per un accesso più semplice e una sicurezza limitata. Questo consente anche più punti di backup. Inoltre, i servizi di OpenKM Cloud sono accessibili da vari dispositivi; come PC, tablet e smartphone.

3. Creare e sviluppare una forza lavoro multipiattaforma

In terzo luogo, le soluzioni intelligenti hanno dimostrato di essere molto importanti nel 21° secolo. Con uno smartphone, il controllo della tua casa intelligente è a portata di clic. Allo stesso modo, con i social network e le applicazioni mobili necessarie, tutto il lavoro del tuo ufficio può essere a portata di mano.

Sono finiti i giorni in cui era necessario un ufficio fisso per lavorare. Un ufficio domestico è la nuova moda. L'ufficio senza carta ti consente di accedere ai tuoi dati da qualsiasi parte del mondo; così i tuoi processi di business non si interrompono mai e i tuoi dipendenti saranno felici di lavorare in remoto.Un dipendente felice è un impiegato produttivo e viceversa.

4. Migliorare i processi aziendali

Con il sistema di gestione dei documenti come OpenKM, i dipendenti possono rivedere, delegare, autorizzare e trasferire informazioni con un solo clic. Questo può accelerare le richieste di acquisto, le note spese, le approvazioni di prestito, i contratti e molto altro.

Ad esempio, il settore immobiliare è piuttosto lento a causa dei numerosi regolamenti che lo circondano. Il tempo è tutto; Gli agenti immobiliari possono testare l'automazione dei processi a proprio vantaggio. Tramite l'automazione, la firma elettronica può essere utilizzata su atti, contratti e vari documenti e inviata alle autorità competenti in tempo reale, riducendo tempi e costi.

Inoltre, i dipendenti possono collaborare a progetti che lavorano contemporaneamente su file condivisi. Questo promuove la creatività e consente un rapido feedback. Libera anche parte del tempo dei dipendenti, consentendo loro di aggiungere valore in altre aree della propria attività.

5. Soddisfazione del cliente

I clienti sono la spina dorsale di qualsiasi attività commerciale. La soddisfazione non è mai un'opzione; deve essere l'obbligo. Attualmente, molti clienti preferiscono il self-service anziché le chiamate; detestano essere messi in attesa; In questo contesto, la trasformazione digitale è indispensabile.

Con i documenti a portata di clic, i dipendenti non devono tenere i clienti in attesa mentre cercano manualmente le informazioni pertinenti. Con una risposta rapida, la soddisfazione del cliente è garantita.

Inoltre, con il software di gestione dei contenuti e l'appropriata applicazione per la gestione delle relazioni con i clienti, si possono facilmente identificare le esigenze tramite e-mail, chat e social network. Questo facilita la personalizzazione dei tuoi flussi di lavoro orientati ai tuoi clienti.

6. Pagamenti più rapidi

Se la tua azienda dà credito ai clienti, potresti doverli fatturare di volta in volta. In primo luogo, l'uso di fatture elettroniche ti farà risparmiare denaro che altrimenti verrebbe impiegato in carta per ufficio, buste e costi di spedizione.

In secondo luogo, l'uso di una fattura via e-mail può accelerare la procedura di pagamento. I clienti ricevono la fattura non appena la invii e ciò può accelerare la velocità con cui effettuano i pagamenti. Inoltre, poiché la maggior parte dei software di gestione documentale è in grado di creare e tenere traccia delle fatture, è possibile tenere facilmente traccia delle fatture non pagate o promuoverne l'accettazione tramite firma elettronica, laddove sia possibile.

7. Rispettoso con l'ambiente

Utilizzare la scansione dei documenti non solo migliora la produttività della tua azienda, ma aiuta anche a mantenere l'ambiente. In media, gli americani usano 650 kg. di carta all'anno. La comunità degli affari degli Stati Uniti utilizza circa 21 milioni di tonnellate di carta in ogni anno fiscale. Queste cifre sollevano preoccupazioni sull'impatto ambientale.

Come potete vedere, controllare l'uso della carta è un'impresa così importante non solo per la comunità degli affari ma anche per l'intero pianeta. In effetti, c'è una giornata mondiale senza documenti che sostiene le industrie per eliminare la carta. Inoltre, esistono già accordi commerciali senza carta che promuovono transazioni senza carta per il bene dell'ambiente. Con l'esistenza di tale legislazione, non vi è dubbio che un ufficio senza carta è il futuro degli affari.

Conclusione

L'ufficio senza carta offre una moltitudine di vantaggi per te, per i tuoi dipendenti, per i tuoi clienti, perla tua azienda e per il tuo ambiente in generale. Oltre a consentire di eseguire transazioni da qualsiasi luogo, elimina gli inconvenienti associati al processo di gestione manuale dei documenti, che può richiedere molto tempo, essere macchinoso e costoso.

Con i sistemi di gestione dei documenti come OpenKM, l'ufficio senza carta non è più una possibilità futura, ma una realtà pronta per essere utilizzata. Come OpenKM possiamo aiutarti a passare agevolmente dalla carta a un ufficio senza carta raggiungendo vantaggi competitivi.