La guida definitiva per la creazione di un piano di gestione dei documenti

La guida definitiva per la creazione di un piano di gestione dei documenti

Scritto da Ana Mayer il 20 gennaio 2021

Con la pandemia del 2020, che  colpisce le aziende in modo particolarmente duro , la maggior parte delle aziende si affanna per prevedere cosa riserva loro il futuro.

La creazione di un solido piano di gestione della documentazione è un modo affidabile in cui la tua azienda può prepararsi per il futuro dopo il 2020. Un piano di gestione della documentazione garantirà anche che la tua attività;

• Protegge adeguatamente le informazioni aziendali critiche
• È conforme alle varie leggi sul funzionamento nella tua regione e/o a livello internazionale
• Funziona con un costo operativo preventivato
• Ha lavorato per ridurre i rischi di contenzioso
• Funziona in modo efficiente e fa un uso corretto di tutte le risorse assegnate
• Ha migliorato l'accesso alle informazioni

Questo articolo è una guida alla creazione di un solido piano di documentazione per la tua azienda, ma prima, cos'è la gestione della documentazione?

Che cos'è la gestione della documentazione?

La gestione della documentazione è il modo in cui un'organizzazione gestisce i documenti in modo che le sue informazioni siano create, distribuite, organizzate e archiviate in modo efficiente.

Un piano di gestione della documentazione dovrebbe coprire i metodi e i modi in cui la tua azienda utilizzerà per proteggere in modo sicuro ed efficiente le proprie informazioni.

Un'azienda/azienda in un settore controllato/regolamentato deve garantire di disporre di un modo molto sicuro e centralizzato in cui i documenti vengono conservati e accessibili ai vari livelli dell'azienda. Ciò garantisce che le persone giuste abbiano rapidamente accesso a determinati documenti.

La guida definitiva alla gestione dei documenti

Crea un team di progetto forte

Il primo passo per creare un piano di gestione della documentazione è ottenere un team forte a bordo del tuo obiettivo. Questo team dovrebbe comprendere persone con esperienza e conoscenza della tua organizzazione.

I giocatori chiave all'interno di questa squadra possono provenire dall'interno della tua organizzazione o essere un organismo esterno che entra per aiutare la tua organizzazione a stabilire la precedenza. Se sono stranieri, assicurati di avere persone di diversi dipartimenti all'interno della tua azienda, unisciti al gruppo.

Questo perché membri selezionati dei diversi dipartimenti della tua azienda forniranno loro un'immagine più chiara del file system; fungeranno anche da negoziatore tra il team di progetto ei loro vari gruppi.

Definire chiaramente le procedure di sistema

Il semplice è sempre il migliore. Assicurati che qualunque cosa tu faccia, la strategia di gestione dei documenti che crei sia facile da capire dai dipendenti a tutti i livelli. Elimina i passaggi non necessari nel tuo sistema

Identificare ogni documento

Il processo di identificazione del tipo di documenti con cui si occuperà il team di progetto è essenziale per un sistema di controllo dei documenti di successo. Questo passaggio esaminerà anche come l'organizzazione utilizza questi vari tipi di documenti.

Potrebbe essere necessario del tempo per completare questo passaggio perché il team di progetto deve eseguire l'inventario dei vari documenti in ogni singolo reparto dell'organizzazione. Ciò include sia i documenti elettronici che i documenti cartacei.

Alla fine di questa fase, il team di progetto dovrebbe aver identificato con successo quali documenti sono;

• Manoscritti
• Informazioni per i consumatori
• Materiali di riferimento
• Documenti duplicati
• Documenti personali
• Forme, ecc

Costruisci la tua strategia di gestione dei documenti

Una solida strategia di gestione dei documenti garantisce il successo del piano di gestione dei documenti. Assicurati che la tua strategia di gestione dei documenti sia delineata;

• Come i documenti verranno raccolti, preparati, esaminati, archiviati, recuperati e persino eliminati dal sistema di gestione dei documenti della tua azienda.
• I criteri per il completamento di ogni passaggio
• Se l'azienda utilizzerà il set di sistema tra reparti o se reparti specifici richiederanno un file system diverso.
• Il processo di distruzione/archiviazione dei documenti quando non sono necessari

Organizza e ristruttura i tuoi file e documenti attuali

Questo passaggio è particolarmente utile per correggere eventuali errori che potrebbero essere passati inosservati in termini di organizzazione o struttura dei file correnti della tua azienda.

Alcune attività che il tuo team di progetto dovrebbe svolgere qui sono;

• Assicurati che i tuoi file vecchi e nuovi siano simili nella loro archiviazione e gestione.
• Assicurati che la denominazione dei file sia in un formato simile tra i reparti
• Verifica incrociata che la creazione del documento segua lo stesso processo tra i reparti.
• Elimina i documenti ridondanti per aumentare lo spazio di archiviazione disponibile e semplificare le risorse aziendali

Elimina i documenti non necessari

Elimina il disordine. Identifica i file non necessari e consegnali ai dipartimenti necessari per l'eliminazione o fallo all'interno del team di progetto.

Qualunque sia la scelta che il team di progetto decide di seguire, distruggi i documenti in modo appropriato per garantire che non diventino una responsabilità per l'azienda.

Tuttavia, non è necessario distruggere tutti i documenti necessari; alcuni possono essere messi da parte negli archivi e utilizzati per creare un record di cronologia (un software di gestione dei documenti può aiutare in questa tregua). L'azienda può anche sviluppare i propri processi per la gestione di documenti datati e non necessari

Metti alla prova il tuo nuovo sistema di controllo dei documenti

Il test è una parte essenziale di qualsiasi progetto, quindi è necessario testare il nuovo sistema di gestione dei documenti.

Non essere riluttante a eseguire un test su questo sistema appena creato, perché mentre potresti aver paura del fallimento, se il tuo piano fallisce, ti aiuterà a identificare cosa fare per migliorarlo.

L'obiettivo dell'intero piano di gestione dei documenti è quello di avere una soluzione funzionante alla fine e, senza un test, puoi sicuramente distribuire la tua nuova soluzione nell'ambiente di lavoro.

Forma i tuoi dipendenti sull'utilizzo del nuovo sistema di controllo dei documenti

Quindi hai testato il tuo nuovo sistema di gestione dei documenti e funziona correttamente? È tempo di formare i tuoi dipendenti su come utilizzare il nuovo sistema di gestione in modo efficace.

Puoi convocare una riunione a livello aziendale e aggiornare tutto il tuo personale sull'implementazione e sull'utilizzo del sistema di gestione documentale. Questo renderà l'azienda più fluida.

Pianificare le sessioni di manutenzione e aggiornamento periodiche

Non c'è modo più veloce per rovinare una cosa buona che lasciarla senza un'adeguata manutenzione. Ecco perché la creazione del sistema di gestione dei documenti è solo il primo passo nella tua strategia di gestione dei documenti.

Assicurati di avere pianificato una manutenzione periodica per il tuo sistema. Questo aiuterà il tuo sistema ad evolversi man mano che la tua azienda cresce.

Inoltre, lo svolgimento di sessioni di aggiornamento garantirà che ogni membro del personale sappia come utilizzare il sistema che hai creato.

Pensieri finali

Sebbene la creazione di un sistema di gestione dei documenti non sia affatto la cosa più semplice da fare; tuttavia, con una pianificazione adeguata e il team giusto, può essere realizzato con successo. Inoltre, se la documentazione non è qualcosa in cui il tuo team è bravo, ci sono molti siti Web di revisione dei servizi di documentazione come le  valutazioni degli scrittori online  che ti danno accesso a organizzazioni che potrebbero aiutarti in questo. Segui questa guida passo passo per far funzionare il tuo sistema di gestione documentale aziendale in pochissimo tempo.

Biografia dell'autore:  questo articolo è stato scritto da  Ana Mayer , una project manager con più di 3 anni di esperienza. Mentre i progetti possono fare a meno della sua partecipazione (che significa quasi mai), le piace leggere e creare materiali accademici esperti per il sito web di recensioni Best Writers Online . Tale lavoro le dà l'opportunità di scrivere articoli sugli argomenti più rilevanti di oggi.