In che modo le scuole e le università possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti

In che modo le scuole e le università possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti

Scritto da Bridgette Hernandez l'11 giugno 2020

L'informatizzazione è la benedizione del nostro tempo, che ha raggiunto tutti gli aspetti della vita umana, compreso il nostro lavoro. Un computer ha da tempo sostituito le persone nell'esecuzione della maggior parte del lavoro di routine e penetra gradualmente nelle sezioni intellettuali e creative dell'attività umana. Quindi, non sorprende che molti abbiano il desiderio di trasferire più del loro lavoro non di profilo su macchine e dedicare tutta la loro attenzione a compiti più urgenti rispetto all'archiviazione e ad altre scartoffie noiose.

Le scuole e le università moderne gestiscono un sacco di file, quindi non sorprende che abbiano sviluppato un'esigenza di snellimento e supporto informativo di alta qualità dei loro processi, che determina la loro implementazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti. Continua a leggere se vuoi imparare tutto sui principali vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione dei documenti per le istituzioni educative.

Punto sull'implementazione di un sistema di gestione dei documenti

I sistemi di gestione dei documenti sono sistemi che consentono di gestire vari tipi di documenti e informazioni. Tale sistema dovrebbe consentire la gestione di tutte le attività, attraverso le quali si realizzano i processi educativi e di gestione, garantire la trasparenza e l'accessibilità dei dati, fornire canali convenienti per la loro consegna, consentire un'archiviazione efficiente e la sicurezza delle informazioni. Pertanto, i compiti principali di un tale sistema sono acquisire, gestire, archiviare, fornire e preservare le informazioni.

Un buon sistema di gestione dei documenti dovrebbe aiutare a gestire tutti i processi che si svolgono a scuola o all'università. A seconda delle dimensioni dell'istituto di istruzione, la sua struttura può consistere in molte divisioni, diverse per compiti e funzioni. È necessario costruire comunicazioni informative in modo tale da includere tutti i partecipanti in un particolare processo.

Gli obiettivi dell'implementazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti sono i seguenti:

• Creazione di un unico database nell'organizzazione.
• Facilità ed efficienza di lavorare con la documentazione.
• Riduzione al minimo della perdita di file.
• Controllo sulla documentazione, sua conservazione efficiente.
• Migliorare l'efficienza dell'intera organizzazione nel suo insieme.

Vale la pena notare che ogni studente prepara tonnellate di file durante la propria istruzione. Tutti i loro incarichi richiedono molto lavoro, quindi è necessario disporre di un sito utile per cercare soluzioni. Puoi utilizzare questa risorsa per studiare vari esempi di saggi al fine di perfezionare la tua scrittura e ottenere idee per i tuoi progetti.

Considera quanti studenti frequentano ogni istituto di istruzione e immagina una serie di documenti (file personali, saggi, compiti, ecc.) che ogni studente prepara. Se moltiplichi entrambi i numeri, rimarrai con una quantità insormontabile di file, che devono essere ricevuti, organizzati e archiviati. È qui che i sistemi di gestione dei documenti possono entrare in gioco e portare il processo di gestione dei dati nelle mani delle persone.

Vantaggi di un sistema di gestione dei documenti

L'automazione universitaria o scolastica nel suo insieme è un processo ad alta intensità di lavoro che richiede determinati investimenti, sia intellettuali che finanziari. Tuttavia, la gestione dei file elettronici presenta molti vantaggi, che fanno sì che molte organizzazioni abbandonino felicemente i documenti cartacei.

L'implementazione del sistema di gestione dei documenti presenta i seguenti vantaggi:

• Crea ordine in un'istituzione, organizzando un intero flusso di documenti.
• Elimina o riduce significativamente la quantità di operazioni di routine e il lavoro manuale con i file. I sistemi automatizzati semplificano notevolmente i processi di input, elaborazione, controllo, importazione o esportazione dei dati, ecc.
• Garantisce la protezione dei documenti, la sicurezza dei dati.
• Consente una ricerca rapida ed efficiente dei dati necessari.
• Consente l'archiviazione compatta dei dati su dispositivi di archiviazione o persino server remoti, quindi se si verifica un incendio o un altro evento di disturbo nel campus, non è necessario preoccuparsi della perdita di informazioni.
• Risparmia tempo e fatica dei dipendenti per l'archiviazione manuale e la gestione dei documenti.
• Risparmia tempo dedicato alla preparazione e alla ricerca dei documenti.
• Consente di interagire con i file in pochi secondi: modificare, copiare, inviare un file, ecc.
• Fornisce un accesso limitato a determinate informazioni per diversi dipendenti.
• Consente di aumentare la velocità di interazione tra dipendenti e reparti, nonché di promuovere la loro reciproca responsabilità per le azioni commesse o meno nell'ambito della cooperazione.
• Mantiene al minimo la quantità di supporti cartacei di informazioni o li esclude completamente.
• Riduce il consumo di carta, che è un grosso problema con le istituzioni educative. Secondo le statistiche , ogni insegnante utilizza dai 25 ai 75 fogli di carta al giorno per gestire la documentazione, mentre una quantità approssimativa di carta utilizzata da una scuola in un anno è di 360.000 fogli.
• Riduce i costi di carta e inchiostro.
• Riduce il tempo impiegato per la manutenzione di una stampante o di altre apparecchiature.
• Riduce l'intensità del lavoro in relazione al riempimento dei dati.
• Aumenta le competenze professionali dei dipendenti e dei docenti.
• Consente di accumulare conoscenze tecnologiche e analitiche, che danno l'opportunità di formare ampie vedute sullo sviluppo delle istituzioni.
• Il sistema di solito consente di utilizzare modelli di documenti precedentemente inseriti nel programma o di nuova creazione, il che offre l'opportunità di strutturare tutti i file universitari sotto un unico modello.
• Facilita il monitoraggio del sistema di gestione delle istituzioni. L'analisi delle prestazioni del sistema di gestione dei documenti consente di identificare le carenze nella gestione dell'università. Il controllo sulla ricezione (consegna) delle informazioni, nonché sulla formazione del documento, può rivelare violazioni delle scadenze, insufficienza delle funzioni preposte o degli specialisti in questo processo. Inoltre, il processo di controllo consente il coordinamento del lavoro più efficiente tra tutti gli esecutori all'interno di un processo specifico, nonché il controllo dell'esecuzione degli ordini e della qualità dei documenti a supporto del processo.
• Semplifica l'audit

È importante notare che le istituzioni educative ricevono un effetto diretto dall'introduzione della gestione elettronica dei documenti, che è determinato dal risparmio di risorse e tempo, nonché un effetto indiretto, che si manifesta nella trasparenza del processo di gestione, nel controllo del passaggio dei dati, nella sicurezza dei documenti, ecc. Tuttavia, l'effetto che ricevono è più che utile, portando la gestione dei dati a un nuovo livello.

In conclusione

Oggi l'utilizzo di un sistema di gestione elettronica dei documenti è opportuno, rilevante, nonché una logica per qualsiasi istituzione, che deve lavorare con grandi quantità di dati. Le scuole e le università rientrano proprio in questa categoria, poiché devono affrontare ogni giorno un flusso di documenti costante, abbondante e rapido, che può rendere un'istituzione incapace di affrontare processi più importanti. Pertanto, l'introduzione di un sistema di gestione dei dati è una mossa logica che la maggior parte delle istituzioni fa per far fronte allo stress della gestione dei dati, nonché organizzare e automatizzare adeguatamente questo processo. I vantaggi della gestione elettronica dei dati sono incalcolabili, quindi se stai pensando di provare tu stesso una soluzione del genere, non c'è bisogno di esitare ulteriormente!

Biografia dell'autore:  Bridgette è una scrittrice affermata con molti anni di esperienza professionale nell'editing. Il suo lavoro le consente di connettersi con i lettori di tutto il mondo, fornendo loro informazioni raffinate e ben organizzate su molti argomenti rilevanti. Bridgette si sforza di creare articoli che siano sia informativi che di facile lettura in modo che le persone possano ottenere conoscenze facilmente digeribili dal suo lavoro. Bridgette ama condividere le sue idee e intuizioni con il mondo, rispondendo a domande che infastidiscono gli specialisti di tutto il mondo. Nel tempo libero Bridgette ama cucinare e suonare il pianoforte.