10 vantaggi della gestione dei documenti

10 vantaggi della gestione dei documenti

Scritto da Mario Zules il 15 marzo 2019

Qual è il bene più prezioso per il tuo business attuale? Non importa il campo in cui si opera; L'informazione è una delle risorse più preziose che hai a disposizione. Le aziende hanno bisogno di informazioni per prendere decisioni e hanno bisogno di informazioni per valutare i loro prodotti nei mercati. Hanno anche bisogno di documenti per eseguire transazioni commerciali formali con clienti, fornitori e gruppi di interesse.

Tuttavia, se la tua casella di posta elettronica è sempre piena, il tuo archivio è pieno fino all'orlo e ci sono molti documenti in giacenza per la loro classificazione è tempo per la tua organizzazione di implementare un sistema di gestione elettronica dei documenti. Gestire i documenti aziendali attraverso processi manuali può essere costoso e dispendioso in termini di tempo.

In questo articolo, analizzeremo i principali vantaggi che un sistema di gestione dei documenti può offrire a qualsiasi organizzazione che cerchi di migliorare i suoi risultati. Tra questi ci sono:

• Flussi di lavoro automatizzati
• Spazio di archiviazione ridotto
• Miglioramento della sicurezza
• Semplicità di recupero
• Miglioramento della collaborazione
• Miglioramento del sistema di backup e recupero in caso di disastri.

Noi approfondiremo ed esploreremo ogni beneficio in dettaglio.

Migliori flussi di lavoro

Si prevede che la maggior parte dei processi aziendali coinvolga la comunicazione sia interna (da reparto a reparto) che esterna (terze parti). Alcune persone creeranno i documenti; altri esamineranno, approveranno e infine invieranno i file.

Con i sistemi di gestione dei documenti come OpenKM, è possibile utilizzare le regole di convalida e di eseguire azioni specifiche sui documenti, come la cattura dei metadati, classificazione dei contenuti o la firma o la fattura elettronica automaticamente. Ciò accelera i processi aziendali e migliora la loro qualità. In effetti, tra il 20 e il 35% dei costi operativi è causato dalla scarsa qualità dei dati.

Spazio di archiviazione ridotto

I sistemi di gestione dei documenti cartacei richiedono molto spazio di archiviazione. Nella maggior parte delle città, gli immobili commerciali (uffici più grandi o magazzini esterni) sono molto costosi. Anche la carta, le cartelle, gli schedari e il personale di deposito possono essere molto costosi a lungo termine. Un sistema di gestione elettronica dei documenti può ridurre significativamente questi costi. Oltre a ridurre i costi di spazio, non avendo carta, si risparmia anche tempo perso in fax, copia e ricerca manuale dei documenti.

Più facile recupero

Secondo un'indagine condotta da Gartner, un'organizzazione media spende circa $ 120 in manodopera per trovare un documento archiviato e altri $ 220 in manodopera per riprodurre un documento perso. Questa indagine rivela anche che il 7,5% di tutti i documenti dell'organizzazione scompare mentre il 3% del resto è archiviato male. Inoltre, la maggior parte dei dipendenti spenderà solo il 15% del proprio tempo per analizzare le informazioni, ma perderà metà del tempo a cercarle. Come soluzione, le organizzazioni devono implementare un software di gestione affidabile in grado di recuperare i documenti con una parola o una frase o applicare categorie e indici a file e cartelle. OpenKM rende anche possibile il recupero remoto.

Miglioramento della sicurezza

Non è un segreto che la sicurezza è una grande sfida per la maggior parte delle aziende. Nessun documento del sistema di gestione manuale è sigillato per proteggere le informazioni riservate da perdite, o l'accesso a utenti non autorizzati. Tuttavia, con un potente software di gestione, puoi controllare chi può accedere a quale documento. Inoltre, la maggior parte del software di gestione dei documenti lascia una traccia di verifica per registrare chi e quando ha curato un documento.

Migliore collaborazione

Grazie alle funzioni di gestione documentale è possibile accedere ai documenti acquisiti da più posizioni. Inoltre, quando si utilizza la scansione di documenti, è più facile condividere documenti tramite il sistema di gestione elettronica dei documenti. I collaboratori possono sapere quando altri collaboratori hanno effettuato l'accesso a un documento condiviso e lo hanno modificato.

Migliore sistema di backup e ripristino in caso di disastri

Con il sistema di gestione dei documenti, tutti i documenti sono archiviati in un repository centrale. Inoltre, è possibile indicizzare e archiviare i contenuti aziendali. Di conseguenza, non ci sono documenti mancanti o persi.

Scegli un sistema di gestione dei documenti per la tua organizzazione

Esistono diversi sistemi di gestione dei contenuti. Il mercato globale dei sistemi di gestione dei documenti è stato stimato a $ 3,440 milioni nel 2017 e si prevede raggiunga $ 7,070 milioni entro il 2023. Sfortunatamente, non tutti i sistemi di gestione dei documenti possono essere associati ai benefici sopra menzionati. Pertanto, per sfruttare al massimo ogni dollaro investito in un software di gestione, assicurati che abbia le seguenti caratteristiche:

• Catalogazione automatica: un eccellente sistema di gestione dei documenti deve disporre di un'architettura plug-in che aiuti a rispettare automaticamente la logica aziendale durante l'esecuzione di attività quali lo spostamento di un documento in una nuova posizione, la modifica della sicurezza o l'applicazione di modifiche ai documenti.

• Acquisizione automatica dei metadati: i grandi sistemi di gestione dei documenti come OpenKM consentono di estrarre dati da qualsiasi tipo di documento e renderli pronti per l'utilizzo.

• Riconoscimento ottico dei caratteri: Impianti accreditati di gestione dei documenti devono avere la tecnologia OCR (acronimo in inglese di Optical Character Recognition): per consentire di convertire i documenti cartacei in dati sensibili alla scansione utilizzando immagini catturate con fotocamere e scanneri. Con un'architettura come OpenKM, è possibile incorporare la maggior parte dei motori OCR open source.

• Riconoscimento ottico delle marcature (OMR): un software robusto per la gestione dei contenuti aziendali deve disporre di una funzione OMR che consente di leggere le spunte nelle caselle di controllo presenti in moduli stampati e nelle aree designate come zone sensibili per l'OMR.

• Anteprima avanzata: il sistema di gestione dei documenti dovrebbe avere estensioni per l'anteprima di tipi di file importanti, come i file AutoCAD.

• Controllo della versione: un eccellente gestore di documenti e di record elettronici deve essere in grado di identificare le modifiche eseguite. Le revisioni devono essere confrontate graficamente e ripristinate. Sistemi come OpenKM usano un codice numerico o letterale, chiamato "numero di revisione" per identificare le differenze.

• Follow-up: il document manager deve disporre di un audit trail ampio e configurabile che possa essere utilizzato per documentare la sequenza delle attività che hanno modificato un particolare processo in qualsiasi momento.

• Lettura dei codici a barre: un buon software di gestione dei documenti in azienda dovrebbe supportare quanti più formati di codici a barre possibile. Alcuni dei formati di codice a barre standard che devono essere supportati includono Codabar, Codice 39, Codice 93, Codice 128, EAN-8 e EAN-13, ITF-14, UPC-A e UPC-A, RSS-14, RSS espanso , Data Matrix, PDF417, QR Code e Aztec.

• Reti: un sistema di gestione documentale affidabile deve supportare protocolli di rete come CIFS, FTP e WebDAV.

• Integrazioni: un software documentario di alta qualità dovrebbe integrarsi perfettamente con applicazioni di terze parti come Microsoft Office Suite.

Grazie alla sua capacità di consentire alle aziende di governare la produzione, la custodia di documenti a lungo termine e lo scambio di file elettronici, OpenKM è una delle migliori soluzioni di gestione documentale per le aziende. Con la piattaforma OpenKM KCenter , è possibile creare rapidamente la propria applicazione in base alle esigenze della propria azienda e ai processi documentali.

I documenti sono l'anima di qualsiasi attività commerciale. Un'organizzazione che gestisce i suoi documenti in modo efficiente rende sane le decisioni aziendali, riduce i costi e aumenta il valore dell'entità. Prendi la decisione di rivedere la tua strategia di trasformazione digitale nella gestione dei documenti.

Se non sei sicuro di quale sistema di gestione dei contenuti sia il migliore per la tua organizzazione, saremo lieti di aiutarti a trovare il software documentario più adatto che ti consenta di ridurre le spese aziendali, aumentare la produttività della tua azienda automatizzando i processi e migliorando il tuo flusso di lavoro attraverso la digitalizzazione dei documenti. Mettiti in contatto con noi oggi stesso.