Come colmare il divario digitale con la gestione dei documenti

Come colmare il divario digitale con la gestione dei documenti

Scritto da Michelle Thomas il 22 aprile 2022

Le competenze digitali sono sempre più importanti sul lavoro. Con così tante aziende che passano al lavoro a distanza nel corso della pandemia, sta diventando sempre più chiaro quanto le competenze digitali siano cruciali per il posto di lavoro di oggi.

Quello che è iniziato come un passaggio temporaneo allo spazio digitale per molte aziende è diventato permanente nel 2022. Tuttavia, l'offerta di competenze digitali tra la forza lavoro, in generale, deve ancora soddisfare le esigenze dei datori di lavoro, creando un divario di competenze. mercato del lavoro. Molte aziende si stanno rivolgendo alla gestione dei documenti nel tentativo di colmare questa lacuna.

In questo articolo, l'esperta di competenze digitali Michelle Thomas di Scanteam.pro fornirà una definizione del divario di competenze digitali e spiegherà come la gestione dei documenti sia la risposta per colmarlo.

Qual è il divario di competenze digitali?

Prima di poter affrontare la questione di come la gestione dei documenti può aiutare a colmare il divario di competenze digitali, dobbiamo prima spiegare qual è esattamente il divario di competenze digitali. Dopo aver fornito una definizione delle competenze digitali in generale, questa sezione affronterà questa domanda.

Cosa sono le competenze digitali?

Potresti aver già sentito il termine competenze digitali, usato come parola d'ordine nelle risorse umane, ma potresti non essere chiaro su cosa il termine comprenda tutto. Quindi cosa include il termine competenze digitali?

In poche parole, le competenze digitali sono le competenze necessarie per operare con dispositivi, applicazioni e reti digitali per recuperare e organizzare le informazioni. Questo comprende tutto; dall'uso dei motori di ricerca online e della posta elettronica allo sviluppo specializzato e alla programmazione tecnologica.

Ecco un breve elenco di esempi di cose che sono coperte dall'ombrello delle competenze digitali:

• Inserimento dati.
• Abilità nell'usare il computer.
• Gestione dei social.
• Utilizzo di email e chat.
• Scienza dei dati.
• marketing digitale
• Programmazione e sviluppo di applicazioni.
• Creazione di contenuti.

Questo non è affatto un elenco esaustivo, ma anche questo breve elenco di esempi ti dà un'idea della varietà di aree coperte dalle competenze digitali e della gamma di livelli di abilità che il campo comprende.

Qual è il divario di competenze digitali e cosa significa per i datori di lavoro?

Ora che questo articolo ha fornito una panoramica delle competenze digitali, consideriamo qual è esattamente il divario di competenze digitali.

In poche parole, il divario di competenze è la discrepanza tra le competenze che un datore di lavoro richiede ai suoi dipendenti e le effettive competenze possedute dai candidati. Possono sorgere per tutti i tipi di motivi, a seconda del settore.

Ad esempio, negli ultimi decenni, i giovani che hanno scelto di non proseguire gli studi superiori hanno incontrato un certo stigma sociale. Di conseguenza, più persone hanno frequentato l'università per ottenere titoli accademici, il che significa che c'è un significativo divario di competenze nelle carriere dei colletti blu .

Non sorprende che il divario di competenze digitali si riferisca alla discrepanza tra le richieste di competenze digitali dei datori di lavoro e le attuali capacità digitali dei potenziali dipendenti.

Che cos'è la gestione dei documenti?

Prima di considerare come la gestione dei documenti può aiutare a ridurre o colmare il divario di competenze digitali, questo articolo fornirà innanzitutto una definizione del termine.

La gestione dei documenti si riferisce ai processi o ai sistemi utilizzati per gestire i documenti digitali come file di elaborazione testi, PDF, ecc. Ci sono molti vantaggi nell'usare la gestione elettronica dei documenti. Non solo fornisce un'archiviazione centralizzata e una facile ricerca e recupero, ma garantisce anche la sicurezza dei documenti, gli audit trail e il controllo degli accessi.

I sistemi di gestione dei documenti digitali presentano vantaggi significativi rispetto all'archiviazione della carta. Per prima cosa, i documenti cartacei occupano spazio fisico e, se hai molti documenti, potrebbero occupare una quantità significativa di spazio! Inoltre, i sistemi di gestione dei documenti semplificano la protezione dei documenti e il recupero delle informazioni.

Come la gestione dei documenti aiuta a colmare il divario di competenze digitali

Ora che abbiamo definito la gestione dei documenti elettronici ed elencato alcuni dei suoi principali vantaggi, questo articolo spiegherà come la gestione dei documenti online può colmare il divario delle competenze digitali.

Come puoi vedere, esiste una significativa sovrapposizione tra competenze digitali e gestione elettronica dei documenti. Molte semplici competenze digitali sono richieste in un'ampia gamma di aziende e settori. Ad esempio, la capacità di creare, accedere, modificare e condividere documenti digitali è un'abilità preziosa tanto nelle funzioni amministrative quanto nella progettazione e nel marketing.

Integrare i sistemi di gestione dei documenti nella tua azienda è quindi molto vantaggioso. I dipendenti di qualsiasi background o livello di abilità possono adattarsi facilmente a questi sistemi e, a loro volta, questi sistemi aiutano a colmare il divario di competenze digitali.

Continua a leggere per alcuni esempi di come i sistemi di gestione dei documenti possono aiutare i datori di lavoro a colmare il divario di competenze digitali nelle loro attività.

Organizzando i tuoi documenti digitali in un'unica posizione

Uno dei maggiori vantaggi dei sistemi di gestione dei documenti è che creano un unico repository per tutti i file aziendali. In modo nativo o tramite un'API (Application Programming Interface), i sistemi di gestione dei documenti si collegano al software di sistema in modo da non dover aprire e chiudere diverse applicazioni per gestire i documenti.

Con i tuoi documenti organizzati in un unico repository, l'interruzione del lavoro in corso sarà minima.

Migliorando la precisione

I sistemi di gestione dei documenti online riducono anche il rischio di errori umani che influiscono sul funzionamento della tua azienda. Quando fanno affidamento su copie cartacee dei documenti, i datori di lavoro devono spesso far fronte a documenti smarriti o smarriti. Ma quando utilizzi un sistema elettronico di gestione dei documenti, puoi trovare i tuoi documenti in modo rapido e semplice.

Automatizzando i flussi di lavoro aziendali

I sistemi di gestione dei documenti sono utili anche perché aiutano ad automatizzare i flussi di lavoro. I file possono essere condivisi automaticamente tra gli utenti. È inoltre possibile impostare criteri per l'arresto o il reindirizzamento automatico della condivisione dei documenti in base alle esigenze.

Conclusione

Si spera che questo articolo ti abbia aiutato a comprendere i vantaggi della gestione dei documenti nel colmare o colmare il divario digitale. Indipendentemente dal livello di abilità dei tuoi dipendenti, i processi di gestione automatizzata dei documenti garantiranno che i tuoi file siano archiviati e gestiti in modo efficiente.

Biografia dell'autore: Michelle Thomas. Analista di marketing e blogger presso Scanteam. Si occupa di analisi web, raccolta dati e analisi da 7 anni. Lavora anche nell'area dei Big Data. La sua esperienza la aiuta ad essere una professionista nel marketing e nei settori correlati.